REGOLAMENTO INTERNO, EMANATO DAL CONSIGLIO DIRETTIVO DELLA SOCIETA’ ITALIANA DI GEOLOGIA AMBIENTALE - SIGEA NEL CORSO DELLA RIUNIONE DEL 2 GIUGNO 2000.
aggiornato all’art. 3 nel corso della riunione del 24 ottobre 2001; all’art. 9 nel corso della riunione del 21 marzo 2002; integrato nel corso della riunione del 29 marzo 2004 e nel corso della riunione del 22 ottobre 2010; aggiornato all’art.8 nel corso della riunione del 11 marzo 2011.

Art. 1 - Norme di riferimento
Ai sensi dell'art. 12 dello Statuto, il Consiglio Direttivo della SIGEA emana il presente Regolamento per la disciplina delle attività dell'associazione.

Art. 2 - Iscrizioni e quote associative
L’ammontare della quota associativa è uguale per tutti i soci.
La quota associativa versata dal 1 novembre in poi è valida per l'anno successivo.
Il rinnovo della quota associativa va effettuato entro il 31 marzo di ciascun anno.

Art. 3 - Cooptazione dei nuovi Consiglieri
La cooptazione dei nuovi Consiglieri, in sostituzione dei Consiglieri decaduti dalla carica, di cui all’art. 13 dello Statuto, non può superare 1/3 dei componenti del numero di Consiglieri eletti per il mandato in corso. Raggiunto il numero massimo di sostituzioni, il Consiglio Direttivo rimarrà in carica fino alla successiva Assemblea che deve essere convocata entro 30 giorni dal Presidente in carica, o in sua assenza dal vice Presidente o dal consigliere più anziano come anno di iscrizione al sodalizio, per il rinnovo del Consiglio Direttivo; l’Assemblea dovrà tenersi entro i trenta giorni successivi dalla data di convocazione. Gli stessi criteri valgono anche per il Consiglio Direttivo Regionale.

Art. 4 - Referenti Regionali
Il Consiglio Direttivo Nazionale (CDN) può, nelle Regioni dove non sono costituite le Sezioni Regionali di cui al Titolo successivo, indire incontri dei soci al fine di programmare iniziative in ambito locale e nominare il Referente Regionale. Questi rappresenta l’Associazione in ambito regionale, dura in carica tre anni, può essere rieletto. Il Referente può essere eletto in apposita assemblea dei soci della Regione stessa, altrimenti può essere nominato dal CDN.

Art. 5 - Definizione delle modalità di utilizzo della Carta intestata
Tutte le comunicazioni, sia interne che esterne all’associazione, che in qualche modo rivestano carattere di ufficialità, devono avvenire esclusivamente utilizzando la carta intestata dell’Associazione secondo il modello (allegato A) e mantenendo un ordine di protocollo opportunamente registrato.
Le Sezioni e i Gruppi Regionali, non ancora organizzati in Sezioni, possono integrare la carta intestata dell’Associazione, con le indicazioni proprie della Sezione o Gruppo Regionale secondo il modello (allegato A). In ogni caso devono mantenere un ordine di protocollo opportunamente registrato.

Art 6 - Sezioni Regionali - Generalità
Nell'ambito delle varie Regioni possono essere istituite le Sezioni Regionali su iniziativa di almeno quaranta soci in regola con la quota sociale. Può intendersi Sezione Regionale anche quella derivante dall'associazione di più Regioni. Scopo delle Sezioni Regionali è quello di supportare, a livello locale, le finalità del sodalizio, promuovendo ed attuando iniziative in sintonia con gli obiettivi dell'associazione per la diffusione della geologia ambientale. Le Sezioni Regionali sono tenute al rispetto dello Statuto e del presente Regolamento, funzionano quali uffici periferici dell’associazione e pertanto sono autonome solo nell’ambito di quanto loro espressamente delegato. Il CDN potrà, in ogni momento, promuovere qualsiasi iniziativa che ritenga opportuna per il controllo del rispetto, da parte della Sezione Regionale, di quanto previsto dallo Statuto e dal presente regolamento, compresa la tenuta e l’aggiornamento dei libri dei verbali e della contabilità sezionale.
I soci promotori devono avanzare richiesta al Consiglio Direttivo Nazionale (CDN) perché deliberi sulla istituzione. Nella domanda dovrà essere inserito l'elenco nominativo dei soci costituenti la Sezione Regionale, la sede ed un programma di massima sulla attività.
In sede di prima applicazione il CDN nomina il Referente Regionale o, in mancanza di questi, il Socio Anziano, quale Commissario ad Acta cui spetta il compito di adempiere a tutte quelle funzioni amministrative necessarie alla formalizzazione della Sezione Regionale. Sono organi della Sezione Regionale:
- l'Assemblea Regionale dei Soci;
- il Consiglio Direttivo Regionale (CDR);
- il Presidente.

Art. 7 - Assemblea Regionale dei Soci
L'Assemblea Regionale dei Soci ha poteri consultivi relativamente ad iniziative ritenute idonee per il perseguimento degli scopi sociali su base regionale, da sottoporre all’approvazione del CDN; senza la quale la delibera assembleare rimane inefficace. Ha poteri deliberativi solo nell’ambito di eventuali deleghe del CDN e per la nomina del suo Consiglio Direttivo Regionale, di cui al comma successivo.
L’assemblea è indetta almeno una volta l'anno e, comunque, prima della convocazione dell'Assemblea Nazionale dei soci, secondo quanto previsto dal successivo art.16.
L'Assemblea Regionale è convocata dal CDR per sua iniziativa o dietro richiesta di almeno 1/3 dei soci della regione interessata o dal CDN. Di ogni assemblea viene redatto il relativo verbale il quale, al termine, verrà sottoscritto dal Presidente e dal Segretario, approvato e, quindi, riportato sull'apposito libro. L'Assemblea Regionale dei Soci elegge i componenti del CDR con le modalità previste dagli articoli 9 e 10 dello Statuto della SIGEA. Per tutte le modalità di convocazione dei soci regionali si rimanda agli articoli 9 e 10 dello Statuto. Della convocazione va data notizia al CDN.

Art. 8 - Consiglio Direttivo Regionale
La Sezione Regionale è amministrata da un CDR costituito, per le Sezioni con un numero di iscritti inferiore o uguale a cento, da cinque a nove consiglieri secondo quanto stabilito dall'Assemblea Regionale dei Soci al momento della nomina. Per le Sezioni con un numero di iscritti superiore a cento il numero di consiglieri è costituito da cinque a undici consiglieri secondo quanto stabilito dall'Assemblea Regionale dei Soci al momento della nomina. In sede di prima applicazione, il Commissario ad Acta avrà il compito di provvedere alla convocazione della prima Assemblea Regionale dei Soci ed alla organizzazione delle elezioni per le cariche sociali. I consiglieri durano in carica tre esercizi sociali e sono rieleggibili. All'interno del CDR verranno eletti il Presidente, il Vicepresidente, il Segretario ed il Tesoriere. I compiti assegnati al CDR a livello locale sono quelli richiamati all' art. 12 dello Statuto, per quanto di competenza delle Sezioni Regionali.
Il CDR deve essere convocato con le stesse modalità previste dallo Statuto per il CDN, al quale deve essere inviata copia della convocazione; il presidente del CDN potrà partecipare al CDR direttamente o tramite un suo delegato ogni qualvolta lo ritenga opportuno o anche dietro invito del CDR. Delle riunioni del CDR viene redatto il relativo verbale il quale, al termine, verrà sottoscritto dal Presidente e dal Segretario, approvato e, quindi, riportato sull'apposito libro.
In caso di anticipata cessazione dalla carica di uno o più membri del CDR, si potrà procedere a cooptazione con le stesse modalità previste dallo Statuto e dal presente regolamento per la sostituzione dei membri del CDN.

Art. 9 - Presidente, Vicepresidente, Segretario e Tesoriere di Sezione Regionale
Il Presidente del CDR rappresenta l'Associazione in ambito regionale. Egli dovrà essere di volta in volta delegato dal CDN a sottoscrivere atti ufficiali per conto della SIGEA (ad es. convenzioni con enti pubblici, donazioni, gestione corsi, gestione convegni, ecc.). In ogni caso il Presidente Regionale dovrà ottenere la preventiva autorizzazione del CDN per tutte le iniziative svolte in sede regionale a nome della SIGEA. Gli atti compiuti al di fuori delle deleghe e delle autorizzazioni di cui al presente comma, se non ratificati dal CDN, sono nulli e degli stessi risponderà, anche di fronte a terzi, chi li ha compiuti.
Il Vicepresidente, il Segretario e il Tesoriere della Sezione Regionale svolgono i compiti di cui agli Artt. 16, 17 e 18 dello Statuto per quanto di competenza delle Sezioni Regionali.

Art. 10 - Finanziamento delle Sezioni Regionali
Per il primo anno di esercizio, il CDN mette a disposizione delle Sezioni Regionali una somma per il loro avviamento, somma che dovrà essere rendicontata con appropriati documenti validi ai fini amministrativi e fiscali, intestati alla SIGEA (nazionale).

Art. 11 - Attività nel settore della Protezione Civile
Per le finalità di cui all'art. 2 dello Statuto nel campo del Volontariato, le Sezioni Regionali operano nel settore della Protezione Civile, con particolare riferimento alle attività di Previsione e Prevenzione dei rischi Geologici ed Ambientali di cui ai commi 2 e 3 dell'Art.3 della Legge 225/92, anche attraverso l'iscrizione negli elenchi regionali delle Associazioni di Volontariato per Protezione Civile.

Art. 12 - Concessione patrocinio ad iniziative di Carattere Regionale e Nazionale
La richiesta di patrocinio per iniziative di carattere nazionale o regionale va inoltrata, in tempi utili ad ottenere l’approvazione, al Consiglio Direttivo Nazionale della SIGEA per tramite del Presidente, il quale, direttamente o tramite un consigliere relatore, relaziona al CDN sulla opportunità di concedere il patrocinio. Sentiti i consiglieri, il Presidente concede il patrocinio.
Il materiale informativo di qualunque genere della iniziativa patrocinata dovrà riportare chiaramente il logo della SIGEA. Qualora per partecipare all'iniziativa da patrocinare sia previsto il pagamento di una quota di iscrizione (Corsi, convegni, seminari, escursioni ecc.) deve essere previsto da parte degli organizzatori uno sconto per i soci SIGEA.

Art. 13 - Assegnazione fondi alle Sezioni e ai Gruppi Regionali
Per la gestione ordinaria, compreso l’organizzazione di iniziative atte a promuovere la geologia ambientale in ambito regionale, alle Sezioni Regionali, viene assegnato un fondo pari ad una aliquota della quota associativa annuale di ogni socio appartenente alla sezione stessa, in regola con le quote sociali dell’esercizio finanziario dell’anno precedente.
La gestione delle somme viene affidata al Presidente e Tesoriere della Sezione Regionale o al Referente Regionale ed assegnata dopo la presentazione del Bilancio consuntivo, di cui al successivo art. 16, relativo all’esercizio finanziario del precedente anno.

Art. 14 - Gestione delle spese da parte delle Sezioni e Gruppi Regionali
La gestione delle somme affidate alle Sezioni e Gruppi Regionali avviene sotto la diretta responsabilità del Presidente e Tesoriere della Sezione Regionale o del Referente Regionale, per l’organizzazione di iniziative non commerciali atte a promuovere la geologia ambientale in ambito regionale.
Il bilancio delle Sezioni e Gruppi Regionali, di cui al successivo art. 16 andrà approvato in sede locale e presentato al Consiglio Direttivo Nazionale per tramite il Tesoriere Nazionale entro il mese di Marzo successivo all’annualità finanziaria a cui si riferisce.

Art. 15 - Contributi ad iniziativi di particolare interesse scientifico/culturale
Per iniziative di particolare rilevanza per la promozione della geologia ambientale in ambito sia regionale che nazionale (corsi, convegni, seminari, giornate di studio, ecc.), i membri del Consiglio Direttivo Nazionale o le Sezioni Regionali per tramite il Presidente, i gruppi regionali per tramite del Referente e i gruppi di soci per tramite di un componente del CDN, sottopongono al CDN stesso, un dettagliato programma riportante il tipo dell’iniziativa da organizzare, eventuali altri organizzatori, patrocinanti, data e luogo proposti e qualsiasi altra informazione utile alla definizione dell’iniziativa stessa compreso un quadro economico preventivo che illustri eventuali cofinanziamenti e/o quote la cui copertura spetta alla SIGEA. Il CDN espresso il proprio parere sull’iniziativa, in caso di approvazione, individua tra i consiglieri un coordinatore, che terrà periodicamente informato il CDN sugli sviluppi dell’organizzazione e da mandato al Tesoriere di verificarne gli aspetti di gestione economica. Il CDN, in qualsiasi momento, per tramite il proprio rappresentante e/o il Tesoriere, ha facoltà di chiedere ulteriori approfondimenti circa la gestione tecnico/scientifica/economica dell’iniziativa.
Per tutte le iniziative e attività, sia nazionali che locali, che si configurano come attività commerciali, prevedendo un costo da parte dei partecipanti, la sponsorizzazione da parte di Società o Enti, l’emissione di documentazione fiscale, o comunque dei ricavi da parte della SIGEA, la gestione economica/finanziaria dovrà essere affidata ad una Agenzia di Servizi autorizzata. Tale Agenzia di Servizi svolgerà la propria attività, secondo le direttive degli organizzatori e del CDN per tramite il proprio rappresentante, dietro compenso opportunamente concordato e computato nel quadro economico preventivo. Lo stesso potrà essere erogato solo dopo approvazione, da parte del CDN, della opportuna rendicontazione della iniziativa da presentarsi per tramite del Tesoriere nazionale. E’ facoltà del CDN erogare, ulteriori fondi alle Sezioni e Gruppi Regionali che hanno organizzato e/o curato iniziative di particolare interesse scientifico/culturale, ad integrazione dei fondi già assegnati per l’organizzazione di iniziative atte a promuovere la geologia ambientale in ambito regionale. Anche detti fondi integrativi sono soggetti all’obbligo di rendicontazione secondo le stesse modalità e con le stesse conseguenze previste per i fondi ordinari.

Art. 16 - Rendicontazione delle spese sostenute e bilancio consuntivo delle Sezioni e dei Gruppi Regionali
Tutti i contributi concessi alle Sezioni e Gruppi Regionali compresi quelli per l’organizzazione di iniziative di cui al precedente art. 15, devono essere, inserite nel Bilancio annuale della Sezione o Gruppo Regionale che deve essere predisposto dal Tesoriere regionale e controfirmato dal Presidente regionale, o, in caso di gruppo regionale, dal Referente regionale e sottoposto per l’approvazione all’assemblea regionale dei soci, convocata annualmente dal Presidente o Referente regionale. Il verbale di tale Assemblea, congiuntamente al Bilancio consuntivo, al quale dovranno essere allegati tutti gli originali, numerati in ordine progressivo e raggruppati per voce di spesa, dei documenti fiscalmente validi comprovanti le spese sostenute, deve essere trasmesso al CDN per tramite del Tesoriere entro il mese di Marzo successivo all’annualità finanziaria a cui si riferisce. Gli avanzi di gestione risultanti dal bilancio consuntivo potranno essere utilizzati nell’esercizio successivo, previa autorizzazione del CDN da richiedersi contestualmente alla trasmissione del bilancio consuntivo stesso. In caso di assenza di tale autorizzazione, di chiusura della Sezione o Gruppo regionale, di vacanza delle cariche associative a livello locale o di qualsiasi altra irregolarità gestionale, gli eventuali avanzi di gestione saranno restituiti alla gestione Centrale. Le eventuali perdite di gestione saranno coperte con i fondi spettanti per l’esercizio finanziario dell’anno successivo.
In caso di mancata rendicontazione o di rendicontazione fiscalmente inadeguata delle somme assegnate alle Sezioni e Gruppi regionali, o di parte di esse, sarà sospesa ogni forma di assegnazione di fondi e sarà richiesta la restituzione alla gestione Centrale, delle somme non adeguatamente rendicontate.

Art. 17 - Liquidazione e autorizzazione alle spese di trasferta
I componenti del Consiglio Direttivo Nazionale e i soci ufficialmente investiti di mandato di rappresentanza dal Presidente per conto del CDN, hanno diritto, per tramite del Tesoriere, alla liquidazione delle spese di vitto, viaggio e alloggio sostenute per rappresentare l’Associazione al di fuori del Comune abituale di residenza, dietro presentazione di apposita richiesta di rimborso secondo lo schema (allegato B). La trasferta, fuori dei casi di convocazione del Consiglio e/o dell’Assemblea e dei casi di obiettiva urgenza, deve essere preventivamente autorizzata dal Presidente Nazionale o, in sua mancanza, dal Tesoriere. La richiesta di rimborso deve essere completata riportando la motivazione della trasferta (se non preventivamente autorizzata), la specifica della spese sostenute, il nome e cognome e la firma del beneficiario, deve inoltre riportare, in allegato, gli originali dei documenti fiscalmente validi comprovanti le spese sostenute. Il Tesoriere, verificati i documenti allegati alla richiesta di rimborso spese, liquida le somme riconosciute. E’ facoltà del Presidente e Tesoriere chiedere eventuali chiarimenti o integrazioni. Analogo diritto al rimborso delle spese sostenute è riconosciuto ai Consiglieri delle Sezioni e ai Referenti Regionali, nei limiti imposti dalla capacità di spesa della Sezione o Gruppo Regionale stesso.

Art. 18 – Attività di tesoreria
1. Il bilancio preventivo deve essere predisposto e sottoposto ad approvazione del CD entro l’ultima seduta utile dell’anno precedente.
2. Tutte le entrate (quote sociali, donazioni, ecc) e tutte le uscite, al fine di facilitare le attività di bilancio e di tracciabilità contabile, devono transitare sul conto corrente postale dell’associazione.
3. Non è consentito effettuare alcuna compensazione tra le somme da avere per i rimborsi e le somme da versare alla SIGEA (es. raccolta quote sociali);
4. I rimborsi delle spese sostenute per le attività relative ai ruoli ufficiali per conto della SIGEA devono essere stimati preventivamente e, qualora siano superiori ad una somma di trecento euro, devono essere autorizzati dal tesoriere, previa verifica del bilancio preventivo.
5. I rimborsi spesa devono essere richiesti previa la completa compilazione (data e oggetto delle attività/spese sostenute) e sottoscrizione del modulo di rimborso (allegato B), al quale vanno allegate le ricevute fiscali originali, firmate dal socio che ne ha fatto richiesta.
6. Per i rimborsi delle spese relativi agli spostamenti devono essere privilegiati i mezzi di trasporto pubblici più economici, anche con riferimento ad una stessa categoria di mezzi di trasporto (es. voli aerei di compagnie differenti), fermo restando le esigenze temporali e la comodità dei soci.
L’utilizzo del mezzo proprio dovrà essere limitato a situazioni di necessità, fatta eccezione dei casi di spostamento di due o più soci. In tal caso il rimborso sarà riconosciuto una sola volta. I rimborsi devono essere stimati preventivamente e qualora siano superiori ad una somma di trecento euro devono essere autorizzati dal tesoriere, previa verifica del bilancio preventivo.
7. I rimborsi spesa non saranno riconosciuti ai soci morosi.
8. Gli uffici esecutivi (Presidenza, Segreteria, Tesoreria, ecc) possono disporre di una “cassa” non superiore alla somma di cinquecento euro, previa richiesta. Tale “cassa” sarà loro corrisposta come anticipo spese. A fine anno dovranno essere consegnati al tesoriere tutti i documenti fiscali delle spese sostenute e gli eventuali avanzi di “cassa”. In caso di comprovata necessità, la “cassa” degli uffici esecutivi può essere rinnovata. Tale rinnovo avverrà previa consegna dei documenti fiscali relativi alle spese già sostenute e verifica di congruità con il bilancio preventivo.
9. I contratti, le convenzioni e le intese con i fornitori di beni e servizi devono essere ricontratte e sottoscritte ogni tre anni sulla base del confronto dei costi di mercato. Per la loro sottoscrizione il CD dovrà tener conto non solo del costo ma anche della qualità del servizio. Non è ammesso il tacito rinnovo.
10. Per spese di beni o servizi superiori alla somma di duecento euro, fatto salvo i contratti, le convenzioni e le intese del punto precedente, dovranno essere raccolti almeno tre preventivi. Sarà privilegiato il preventivo che soddisfi meglio la richiesta di qualità e di convenienza per l’Associazione.
11. I bilanci preventivi delle attività organizzate o coorganizzate a nome SIGEA che non comportano un contribuito economico, dovranno essere trasmessi anticipatamente dai proponenti per il relativo parere di congruità da parte del Presidente, sentito il Tesoriere;
12. Anche i bilanci consuntivi delle attività del punto precedente dovranno essere trasmessi alla SIGEA, al fine di costituire una banca dati sui costi di beni e servizi.

Art. 19 – Convegni e Corsi
1. I convegni ed i corsi organizzati a nome SIGEA devono essere preventivamente proposti all’apposita Commissione ed approvati dalla stessa. La richiesta deve essere accompagnata da:
- argomento del convegno o corso;
- nome dei relatori e loro curricula;
- piano economico con indicazione delle coperture delle spese (costo, contributo, sponsors vari, ecc.).
2. La richiesta di accreditamento per l’Aggiornamento Professionale Continuo viene fatta dalla responsabile della Commissione, salvo i casi di specifica delega al Presidente della Sezione o Referente Regionale o al socio che propone di organizzare l’iniziativa.
3. E’ indispensabile trasmettere al responsabile della Commissione:
- la proposta di iniziativa ed il relativo piano economico;
- la locandina definitiva;
- la relazione conclusiva (che dovrà riportare almeno il numero dei partecipanti, il piano economico consuntivo, nonché opportune considerazioni sulla riuscita dell’iniziativa ed eventuali criticità).
4. Tutte le iniziative con patrocinio SIGEA devono indicare nel programma una relazione ad invito a cura di un socio SIGEA e/o la partecipazione di un socio SIGEA nel comitato scientifico. I soci coinvolti devono essere affiliati SIGEA.
5. Nel caso di patrocinio da parte della SIGEA ad iniziative la cui partecipazione è onerosa, deve essere indicata l’agevolazione economica per i soci SIGEA.

f.to il Presidente
Giuseppe Gisotti

Convocazione Assemblea

Convocazione Assemblea straordinaria ai sensi dell’art. 11 dello Statuto, prima convocazione per giovedì 11 maggio 2017 alle ore 18.30 e in seconda convocazione per venerdì 12 maggio 2017 alle ore 10.30 c/o FIDAF, via Livenza n.6, Roma.
Ordine del Giorno:
Modifica dello Statuto
f.to il Segretario Franco D'Anastasio
f.to il Presidente Antonello Fiore

Convocazione Assemblea ordinaria ai sensi dell’art. 10 dello Statuto, in prima convocazione per giovedì 11 maggio 2017 alle ore 19.00 e in seconda convocazione per venerdì 12 maggio 2017 alle ore 11.00 c/o FIDAF, via Livenza n.6, Roma.
Ordine del Giorno:
Approvazione bilancio consuntivo 2016;
Adeguamento regolamento
Relazioni sulle attività in atto e programmate:
Presidenti di Sezione;
Coordinatori aree tematiche
Presidente
varie ed eventuali
f.to il Segretario Franco D'Anastasio
f.to il Presidente Antonello Fiore

Calendario 2017

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La Rivista SIGEA

ISSN 1591-5352

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